Erfahre wie Lean Administration auch Dich nach vorne bringt.

Lean in der Administration ist eine große Herausforderung!

Die Lean Methode gilt bereits seit geraumer Zeit als fester Bestandteil in den Produktionsbereichen zahlreicher Unternehmen. Was in der Produktion für mehr Effizienz und schlankere Prozesse sorgt, lässt sich mit dem richtigen Know-How auch auf die administrativen Bereiche übertragen. Vor diesem Schritt schrecken viele Unternehmer jedoch noch immer zurück, obwohl es eine Vielzahl namenhafter Firmen mit beeindruckenden Erfolgsgeschichten gibt, die bereits bewiesen haben, dass Lean auch im Büro funktionieren kann.

So auch die Geschichte der Schön & Sohn GmbH, die vor einiger Zeit den ersten Schritt in Richtung Lean Administration gewagt und sich mit unserem Expertenteam in Verbindung gesetzt hat. In einem Gespräch wurde die Funktionsweise von Lean im Büro besprochen und einen Plan für die langfristige Implementierung erstellt. Hierbei wurden sämtliche administrative Prozesse sorgfältig durchleuchtet, etwaige Verschwendungen aufgedeckt und Verbesserungspotenziale klar definiert. Der Wandel erfolgte in mehreren aufeinander aufbauenden Etappen und wurde ganz individuell an das Tempo des Unternehmens und der beteiligten Mitarbeiter angepasst. Zudem wurde die gesamte Belegschaft in die Planung und Durchführung einbezogen, was unmittelbar für mehr Transparenz sorgte, den Zusammenhalt des Teams stärkte und vielfältige, völlig unterschiedliche Blickwinkel und Ideen ans Licht brachte, die für den weiteren Fortschritt und die kontinuierliche Verbesserung entscheidend waren.

Drei einfache Schritte

Warum Lean Administration?

Im Produktionsprozess ist das Lean Management seit vielen Jahren etabliert, denn die Befürworter wissen aus eigener Erfahrung um die offensichtlichen Vorteile und Erfolge. Doch was meinen wir, wenn wir von einer ganzheitlichen Unternehmensphilosophie sprechen? Bestimmt nicht, dass wir uns auf die Produktionsbereiche beschränken sollten. Daher ist es unabdingbar, die Prinzipien des Lean Management auf den wichtigen Bereich der Administration anzuwenden. Denn auch wenn hier nicht mit den gleichen Kriterien an die Entwicklung herangegangen werden kann, sind in der Verwaltung offensichtlich ebenfalls viele Potenziale enthalten, die auf eine Realisierung warten.

Im Produktionsprozess ist das Lean Management seit vielen Jahren etabliert, denn die Befürworter wissen aus eigener Erfahrung um die offensichtlichen Vorteile und Erfolge. Doch was meinen wir, wenn wir von einer ganzheitlichen Unternehmensphilosophie sprechen?

Bestimmt nicht, dass wir uns auf die Produktionsbereiche beschränken sollten. Daher ist es unabdingbar, die Prinzipien des Lean Management auf den wichtigen Bereich der Administration anzuwenden. Denn auch wenn hier nicht mit den gleichen Kriterien an die Entwicklung herangegangen werden kann, sind in der Verwaltung offensichtlich ebenfalls viele Potenziale enthalten, die auf eine Realisierung warten.

Der Nutzen von Lean Administration

Der Vergleich: Was unterscheidet Lean Administration von Lean Production?

„Es ist unumstritten: Organisationen, die Lean Management nutzen, sind nachhaltig erfolgreich.“

Wie kann Lean Management in der Verwaltung genutzt werden und wie gelingt der Einstieg?

Lean in der Administration ist sinnvoll und trifft auf großes Potenzial.

In diesen Bereichen der Administration tritt die Verschwendung von Zeit und Ressourcen auf

So sehen die Ergebnisse aus, wenn die Grundsätze des Lean sich in der Administration durchsetzen

Wissenswertes über Lean Administration

Wo kommt Lean Management her?

Seinen Ursprung hat das Konzept des Lean Management in der Automobilindustrie. Die Fertigung eines Autos ist in viele unterschiedliche Prozessschritte unterteilt. Diese optimal aufeinander abzustimmen, dabei Durchlaufzeiten so kurz wie möglich halten, Liefertreue und Kundenzufriedenheit erreichen bzw. zu erhalten sind die größten Herausforderungen für produzierende Unternehmen. Es liegt auf der Hand: Unternehmen, die wie skizziert agieren, sind erfolgreich und können langfristig konkurrenzfähig bleiben.
Fast alle produzierenden Unternehmen arbeiten nach den Grundsätzen des Lean Managements. Der Grundgedanke dabei ist: Prozesse sollen so schlank wie möglich sein, Verschwendung soll vermieden werden (Lean Thinking). Was in der Produktion so gut funktioniert, ist in der Organisation, also in den verwaltenden Bereichen eines Unternehmens, oft noch reines Wunschdenken. Nach groben Schätzungen werden zwischen 20 und 40 % der Arbeitszeiten in den Büros und Verwaltungen verschwendet. Es ist nicht verwunderlich, dass Unternehmen verstärkt versuchen möchten, auch hier die Prozesse zu optimieren, wertschöpfend zu gestalten und damit Kosten zu sparen.

Die Verschlankung der Prozesse

Hauptziel ist die Vereinfachung und Optimierung der Abläufe. Wie in der Produktion ist dazu die Einbeziehung jedes einzelnen Mitarbeiters erforderlich. Dazu gehört die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeit durch die Durchsetzung der Firmenphilosophie, die es ermöglicht, auf sich ändernde Strukturen und Anforderungen des Marktes schnell und richtig zu reagieren. Das funktioniert auf die Dauer umso besser, je mehr die Mitarbeiter gemeinsam mit der Führung bestehende Strukturen und Prozesse hinterfragen und optimieren.

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