Erfahre wie Lean Administration auch Dich nach vorne bringt.

Du möchtest Deine Struktur im Büro verbessern und täglich mehr als eine Stunde Zeit sparen?

Dann nutze die Vorteile von Lean Administration

Lean in der Administration ist eine große Herausforderung!

Die Lean Methode gilt bereits seit geraumer Zeit als fester Bestandteil in den Produktionsbereichen zahlreicher Unternehmen. Was in der Produktion für mehr Effizienz und schlankere Prozesse sorgt, lässt sich mit dem richtigen Know-How auch auf die administrativen Bereiche übertragen. Vor diesem Schritt schrecken viele Unternehmer jedoch noch immer zurück, obwohl es eine Vielzahl namenhafter Firmen mit beeindruckenden Erfolgsgeschichten gibt, die bereits bewiesen haben, dass Lean auch im Büro funktionieren kann.

So auch die Geschichte der Schön & Sohn GmbH, die vor einiger Zeit den ersten Schritt in Richtung Lean Administration gewagt und sich mit unserem Expertenteam in Verbindung gesetzt hat. In einem Gespräch wurde die Funktionsweise von Lean im Büro besprochen und einen Plan für die langfristige Implementierung erstellt. Hierbei wurden sämtliche administrative Prozesse sorgfältig durchleuchtet, etwaige Verschwendungen aufgedeckt und Verbesserungspotenziale klar definiert. Der Wandel erfolgte in mehreren aufeinander aufbauenden Etappen und wurde ganz individuell an das Tempo des Unternehmens und der beteiligten Mitarbeiter angepasst. Zudem wurde die gesamte Belegschaft in die Planung und Durchführung einbezogen, was unmittelbar für mehr Transparenz sorgte, den Zusammenhalt des Teams stärkte und vielfältige, völlig unterschiedliche Blickwinkel und Ideen ans Licht brachte, die für den weiteren Fortschritt und die kontinuierliche Verbesserung entscheidend waren.

  • Du möchtest wissen, wie genau die Lean Methode erfolgreich und langfristig in den administrativen Bereichen eines Unternehmens etabliert werden kann?
  • Du möchtest dich mit erfahrenen Experten auf diesem Gebiet austauschen und die Erfolgsgeschichten anderer Firmen hören?

Drei einfache Schritte

1. Schritt
Verstehen

Nutze die Möglichkeit, in einem unverbindlichen Erstgespräch zu erfahren, was Lean Administration bedeutet und wo du konkret ansetzen kannst, um die Vorteile auch für dich zu nutzen.

2. Schritt
Kennenlernen

In einem kostenlosen Vertiefungsgespräch schauen wir uns deine aktuelle Ausgangssituation an und erarbeiten daraus klare Ziele zur Umsetzung von Lean Administration bei Dir im Unternehmen.

3. Schritt
Umsetzen

Gemeinsam entwickeln wir dein individuelles Angebot mit einer Umsetzungsempfehlung für die Einführung von Lean Administration in deinem Unternehmen inklusive Praxistipps.

Warum Lean Administration?

Im Produktionsprozess ist das Lean Management seit vielen Jahren etabliert, denn die Befürworter wissen aus eigener Erfahrung um die offensichtlichen Vorteile und Erfolge. Doch was meinen wir, wenn wir von einer ganzheitlichen Unternehmensphilosophie sprechen? Bestimmt nicht, dass wir uns auf die Produktionsbereiche beschränken sollten. Daher ist es unabdingbar, die Prinzipien des Lean Management auf den wichtigen Bereich der Administration anzuwenden. Denn auch wenn hier nicht mit den gleichen Kriterien an die Entwicklung herangegangen werden kann, sind in der Verwaltung offensichtlich ebenfalls viele Potenziale enthalten, die auf eine Realisierung warten.

Im Produktionsprozess ist das Lean Management seit vielen Jahren etabliert, denn die Befürworter wissen aus eigener Erfahrung um die offensichtlichen Vorteile und Erfolge. Doch was meinen wir, wenn wir von einer ganzheitlichen Unternehmensphilosophie sprechen?

Bestimmt nicht, dass wir uns auf die Produktionsbereiche beschränken sollten. Daher ist es unabdingbar, die Prinzipien des Lean Management auf den wichtigen Bereich der Administration anzuwenden. Denn auch wenn hier nicht mit den gleichen Kriterien an die Entwicklung herangegangen werden kann, sind in der Verwaltung offensichtlich ebenfalls viele Potenziale enthalten, die auf eine Realisierung warten.

Der Nutzen von Lean Administration

  • Produktivität - Verbesserung der Effizienz in der Administration
  • Geschwindigkeit - Kürzere Durchlaufzeiten
  • Wertschöpfung - Überflüssige Schnittstellen entfallen
  • Qualität - Weniger Fehler
  • Service - Höhere Verbindlichkeit und Verantwortung in der Aufgabenerledigung
  • Klarheit - Transparente Information und Kommunikation auf Augenhöhe
  • Zufriedenheit - Die Kundenzufriedenheit steigt sowohl intern als auch extern
  • Motivation - Damit steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter

Der Vergleich: Was unterscheidet Lean Administration von Lean Production?

  • Die Abläufe in der Administration sind weniger transparent und weisen weniger Standards auf.
  • Deshalb ist es auch schwieriger, ihren Anteil an der Wertschöpfung festzulegen.
  • Die real stattfindende Verschwendung liegt nicht so offen zu Tage.
  • Die Abläufe sind nicht so einfach zu messen wie in der Produktion.
  • Zeitpuffer und Bestände schaden der Effizienz der Verwaltung.
  • Lean trifft in der Administration auf schwer durchschaubare und komplexe Prozesse und gestaltet sich daher langwieriger und anstrengender als in der Fertigung.


„Es ist unumstritten: Organisationen, die Lean Management nutzen, sind nachhaltig erfolgreich.“

Wie kann Lean Management in der Verwaltung genutzt werden und wie gelingt der Einstieg?

Sie sind nicht selten die Marktführer in ihrer jeweiligen Branche, zeichnen sich durch eine sehr hohe Produktivität aus und haben schnelle Reaktions- und Durchlaufzeiten. Selbst die Qualität ihrer Produkte ist meist höher als die ihrer Konkurrenten.
Viele Unternehmen haben erkannt, dass sich gerade in den indirekten – also den organisatorischen Bereichen – Kosteneinsparpotenziale verstecken. Führende Ökonomen sprechen sogar vom „Schlaraffenland für Verbesserungspotenziale“. Diese zu heben, gelingt mit dem Ansatz des Lean Managements im Bürobereich.

Lean in der Administration ist sinnvoll und trifft auf großes Potenzial.

Steigende Gemeinkosten zeigen: Außer den offensichtlichen Verbesserungsmöglichkeiten sind die vielfältigen Facetten der verdeckten Verschwendung von großer Relevanz. Immer mehr Aktivitäten sind dem Bereich der Gemeinkosten zuzurechnen. Trotzdem werden in Phasen der Rezession die Gemeinkostenbereiche nicht in gleichem Maße gestrafft wie die Produktion.
Allgemein ist zu beobachten, dass die Positionierung der Unternehmen am Markt immer stärker von Leistungen abhängt, die nicht der Produktion, sondern der Administration zugeordnet sind.

In diesen Bereichen der Administration tritt die Verschwendung von Zeit und Ressourcen auf

  • Überflüssige Informationen, die zu unproduktiven Abläufen führen
  • Unerledigte Aufgaben
  • Redundante Aktivitäten
  • Mangelnder Informationstransfer
  • Ausstehende Entscheidungen anderer Bereiche
  • Aufwändige und langwierige Rückfragen
  • Mangelnde Organisation und Standardisierung der Abläufe
  • Ungenügende Nutzung der vorhandenen Potenziale der Mitarbeiter

So sehen die Ergebnisse aus, wenn die Grundsätze des Lean sich in der Administration durchsetzen

Produktivität

  • Verbesserung der Effizienz in der Administration

Geschwindigkeit

  • Kürzere Durchlaufzeiten

Wertschöpfung

  • Überflüssige Schnittstellen entfallen

Qualität

  • Weniger Fehler

Service

  • Höhere Verbindlichkeit und Verantwortung in der Aufgabenerledigung

Klarheit

  • Transparente Information und Kommunikation auf Augenhöhe

Zufriedenheit

  • Die Kundenzufriedenheit steigt sowohl intern als auch extern

Motivation

  • Damit steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter

VARIANTE: In diesen Bereichen der Administration tritt die Verschwendung von Zeit und Ressourcen auf

  • Überflüssige Informationen, die zu unproduktiven Abläufen führen
  • Ausstehende Entscheidungen anderer Bereiche
  • Unerledigte Aufgaben
  • Aufwändige und langwierige Rückfragen
  • Redundante Aktivitäten
  • Mangelnde Organisation und Standardisierung der Abläufe
  • Mangelnder Informationstransfer
  • Ungenügende Nutzung der vorhandenen Potenziale der Mitarbeiter

Wissenswertes über Lean Administration

Wo kommt Lean Management her?

Seinen Ursprung hat das Konzept des Lean Management in der Automobilindustrie. Die Fertigung eines Autos ist in viele unterschiedliche Prozessschritte unterteilt. Diese optimal aufeinander abzustimmen, dabei Durchlaufzeiten so kurz wie möglich halten, Liefertreue und Kundenzufriedenheit erreichen bzw. zu erhalten sind die größten Herausforderungen für produzierende Unternehmen. Es liegt auf der Hand: Unternehmen, die wie skizziert agieren, sind erfolgreich und können langfristig konkurrenzfähig bleiben.
Fast alle produzierenden Unternehmen arbeiten nach den Grundsätzen des Lean Managements. Der Grundgedanke dabei ist: Prozesse sollen so schlank wie möglich sein, Verschwendung soll vermieden werden (Lean Thinking). Was in der Produktion so gut funktioniert, ist in der Organisation, also in den verwaltenden Bereichen eines Unternehmens, oft noch reines Wunschdenken. Nach groben Schätzungen werden zwischen 20 und 40 % der Arbeitszeiten in den Büros und Verwaltungen verschwendet. Es ist nicht verwunderlich, dass Unternehmen verstärkt versuchen möchten, auch hier die Prozesse zu optimieren, wertschöpfend zu gestalten und damit Kosten zu sparen.

Die Verschlankung der Prozesse

Hauptziel ist die Vereinfachung und Optimierung der Abläufe. Wie in der Produktion ist dazu die Einbeziehung jedes einzelnen Mitarbeiters erforderlich. Dazu gehört die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeit durch die Durchsetzung der Firmenphilosophie, die es ermöglicht, auf sich ändernde Strukturen und Anforderungen des Marktes schnell und richtig zu reagieren. Das funktioniert auf die Dauer umso besser, je mehr die Mitarbeiter gemeinsam mit der Führung bestehende Strukturen und Prozesse hinterfragen und optimieren.

Das Schaffen struktureller Rahmenbedingungen

Das bedeutet zunächst die Analyse besonderer Komplexitätstreiber. Aufträge mit einer geringen Stückzahl erfordern einen weitaus höheren Aufwand im ganzen Unternehmen. Das kann dazu führen, dass hier keinerlei Wertschöpfung mehr stattfindet. In solchen Fällen sollte über eine Bereinigung im Vorfeld nachgedacht werden. Das trägt von vornherein zur Vereinfachung und Effektivierung bei. Außer einer solchen Betrachtung sind die Organisationsstrukturen, die Sortimentspalette sowie die erforderlichen Investitionen von Bedeutung.

Der Startschuss für die Etablierung der Lean Administration

Unter dem Leitstern der Erfüllung der Anforderungen der Kunden und des Marktes gilt es sich über die vorhandenen Potenziale klar zu werden. Je klarer das Wissen definiert ist über

  • die angestrebten Ziele,
  • die Prozesse, die optimiert werden sollen,
  • die Methoden, die Lean Management zur Verfügung stellt, desto erfolgreicher kann dieses bei der Kommunikation über die Umsetzung verwendet werden.

Das sagen unsere Kunden

  • Mir hat besonders gefallen, wie Sie auf vielen Ebenen anschaulich gezeigt haben, was Lean in der Administration bzw. im Office bedeuten kann. Egal wo hin man gesehen hat, gab es Beispiele zur Effizienzsteigerung und Optimierung. Viele kleine, hochwertig gearbeitete Details, die eine Visualisierung erleichtern, – technische Möglichkeiten als „Simple solution“! Die Zeit verging wie im Flug und die Motivation der mitgebrachten Führungskräfte hat einen deutlichen Anschub bekommen, sich für Lean in der Administration zu interessieren!
  • Mein Team und ich waren nach dem Seminar sehr inspiriert und angetan. Wir haben viele „Kleinigkeiten“ ob technisch oder organisatorisch zur Effizienzsteigerung im Büro gesehen und mitgenommen, die den Arbeitsalltag vereinfachen. Sebastian und Udo Reimer haben uns in der Vorstellung der Optimierungsmöglichkeiten so begeistert, dass wir bereits während der Heimfahrt die Pläne zur Umsetzung schmiedeten. Auch drei Wochen nach dem Seminar kann ich nur sagen, dass meine Mannschaft mit Begeisterung Lean im Büro erfolgreich umsetzt und der Leuchtturm im Lean Office bei uns in der Firma ist. Für alle die effiziente und verschwendungsfreie Abläufe in ihrem Bürobereichen und Projekten wünschen, kann ich dieses Seminar nur wärmstens empfehlen.
  • Vielen Dank für die nützlichen Impulse beim Lean HR-Seminar. Mein Outlook habe ich bereits nach deinem Lernvideo optimiert und gestern im Teammeeting zu den Zielen der Personalabteilung bereits das Lean-Level-Model und die 5 Thesen zur Zukunft von HR eingebaut. Wenn das so weitergeht, dann haben sich die zwei Tage so schnell wie noch kein anderes Seminar / kein anderer Workshop ausgezahlt! Dafür vielen Dank an dich, wir hören bestimmt noch einmal voneinander!
  • Wir haben mittlerweile das dritte Trainingsformat mit dem Lean Service Institute am Laufen: Das Employee Lean Certification Programm Level Bronze. Mit diesem einwöchigen Vollzeitkurs trainieren wir mit der Unterstützung von Sebastian und Udo Reimer als Trainer noch in diesem Jahr rund 80 Führungskräfte in sehr vielfältigen Methoden. Mit jedem gemeinsamen Trainingskurs lerne ich als Trainer und Führungskraft von Udo und Sebastian Reimer noch dazu. Die Zusammenarbeit ist als durchweg positiv und bereichernd zu beurteilen.
  • Die Methode Prozessmapping hat mich absolut überzeugt und ich sehe nur Vorteile. Wir haben so Menschen über Abteilungsgrenzen zusammengebracht und gemeinsam an der Optimierung unserer Prozesse gearbeitet. Wir konnten dadurch die Schnittstellen minimieren und die Kommunikation verbessern. Nun haben wir mehr Spaß und Freude und können das Wachstum mit mehr Leichtigkeit meistern. Die professionelle Begleitung bei der Implementierung von Lean Office durch Sebastian Reimer war wirklich ein großer Erfolg.
  • Da wir in unserem Unternehmen bereits 2 Monate vor dem Seminar das Projekt „HR Excellence“ gestartet haben, waren die Erkenntnisse und Methoden, die uns vermittelt wurden, genau das, was uns noch gefehlt hat, um den Lean Gedanken im HR Bereich voranzutreiben. Sehr Interessant ist hierbei auch, dass diese Methodik für andere Admin-Bereiche des Unternehmens ebenso anwendbar ist. Meine Gesamtbeurteilung: „Dieses Seminar war das Beste und Wichtigste in meinem Berufsleben. Ich kann es nur weiter empfehlen.“
  • Professionelle und kurzweilige Durchführung des Trainings; hohe Kundenorientierung und realistische Darstellung dessen, was jeweils für den Teilnehmer möglich ist.

Dein Lean-Office-Experte

Hallo, ich bin Sebastian Reimer. Meine große Leidenschaft ist es, Struktur in die alltäglichen und beruflichen Dinge zu bringen – eine Ordnung herzustellen, um bessere Voraussetzungen für mich und meine Mitmenschen zu schaffen. Dieses Anliegen habe ich vor 20 Jahren zum Beruf gemacht. Mit Lean Office helfe ich Unternehmern und Führungskräften dabei, ihre Büros und Arbeitsprozesse zu strukturieren.

Kontakt

Reimer improve Management GmbH
Wilhelmstraße 23
61381 Friedrichsdorf

Telefon: +49 6172 997384-0
Telefax: +49 6172 997384-8
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